Celopmaak in Excel: een complete handleiding voor opmaak en handige tips.

Beheers de celopmaak in Excel Het maakt het verschil tussen een rommelige spreadsheet en een professioneel document dat in één oogopslag te begrijpen is. Het gaat niet alleen om de vormgeving: de juiste opmaak zorgt ervoor dat Excel de gegevens correct interpreteert en berekeningen foutloos uitvoert. Dit is cruciaal voor kantoorwerk, examens en elk serieus gegevensbeheer.

Wanneer je een aanvraag indient geschikt formaat: Voor elke cel kunt u kiezen hoe getallen, datums, tekst, valuta, percentages of speciale codes worden weergegeven, zonder de werkelijke waarde die Excel voor berekeningen gebruikt te wijzigen. Bovendien kunt u met aangepaste opmaak zeer specifieke resultaten bereiken: eenheden toevoegen, negatieve waarden rood markeren, datums in een bepaalde stijl weergeven of zelfs waarden verbergen.

Wat is celopmaak in Excel precies?

In Excel is elke cel als een container met twee lagenEnerzijds is er de werkelijke waarde (de waarde die voor berekeningen wordt gebruikt), en anderzijds hoe die waarde op het scherm wordt weergegeven. Het dialoogvenster "Cellen opmaken" is het bedieningspaneel waar u bepaalt hoe de inhoud eruit moet zien.

Dit betekent dat je kunt het uiterlijk volledig veranderen Je kunt de opmaak van een cel aanpassen (aantal decimalen, valutasymbool, kleur, lettertype, datum, tekst, enz.) zonder de gegevens te wijzigen die Excel gebruikt om op te tellen, af te trekken of formules uit te voeren. Opmaak is dus niet alleen esthetisch, maar ook een functioneel onderdeel van het werken met spreadsheets.

Om goed met Excel te kunnen werken, is het essentieel om de juiste taken toe te wijzen. correct formaat voor elk bereik van cellen: als een cel een datum bevat, moet deze als datum worden opgemaakt; als deze een percentage bevat, moet deze als percentage worden opgemaakt; als het een postcode is, kunt u een speciale opmaak gebruiken om te voorkomen dat voorloopnullen verloren gaan en om functies zoals te begrijpen. de ISOMITTED-functie.

Als u getallen gemengd met tekst invoert (bijvoorbeeld "10 kg") zonder opmaak te gebruiken, zal Excel dit niet langer als een getal behandelen, maar als... alfanumerieke tekenreeksVeel bewerkingen zullen fouten of onverwachte resultaten opleveren. Aangepaste formaten zijn er juist om dit te voorkomen.

Hoe open ik het dialoogvenster 'Cellen opmaken'?

Excel biedt verschillende manieren om toegang te krijgen tot de formaatoptiesJe kunt dus de optie gebruiken die op dat moment het handigst voor je is. Ze leiden allemaal naar hetzelfde dialoogvenster, waar je vervolgens een categorie kunt kiezen (Nummer, Valuta, Datum, Aangepast, enz.).

U kunt het dialoogvenster Cellen opmaken openen door met de rechtermuisknop te klikken: selecteer een bereik en voer de volgende stappen uit: Klik met de rechtermuisknop op de cellen. en kies 'Cellen opmaken'. Dit is waarschijnlijk de meest gebruikte optie wanneer je al aan een specifiek gedeelte van het werkblad werkt.

Je kunt het ook vinden in het lint: op het tabblad HomeIn de groep 'Cellen' vindt u de optie 'Opmaak', waarmee u het dialoogvenster voor celopmaak kunt openen. In de groep 'Nummer' op hetzelfde tabblad kunt u de opties uitbreiden en ook het dialoogvenster voor geavanceerde opmaak openen.

De snelste manier, en degene die je zeker moet onthouden als je je voorbereidt op competitieve examens, is de sneltoets. Ctrl + 1Selecteer eenvoudig de cel of het bereik, druk op die toetsencombinatie en het dialoogvenster 'Cellen opmaken' wordt direct geopend, waarna u op het tabblad 'Nummer' terechtkomt.

Eenmaal binnen ziet u aan de linkerkant de formaatcategorieën (Algemeen, Getal, Valuta, Boekhouding, Datum, Tijd, Percentage, Breuk, Wetenschappelijk, Tekst, Speciaal en Aangepast). Aan de rechterkant bevindt zich het gedeelte 'Type' waar de specifieke opmaak wordt gedefinieerd en het gedeelte 'Voorbeeld', dat laat zien hoe de celwaarde eruit zal zien met de gekozen opmaak.

Basisnotaties voor getallen en tekst in Excel

De categorie "Algemeen" is de standaardformaat Dit is een voorbeeld van hoe je getallen kunt weergeven in Excel. Het past geen speciale opmaak toe: getallen worden op een standaard manier weergegeven en afhankelijk van wat je typt, bepaalt Excel of het als een getal, datum, tekst, enzovoort moet worden behandeld. Het is handig als je geen specifieke opmaak nodig hebt, maar het schiet tekort als je zelfs maar minimale controle wilt.

Het "Nummer"-formaat is een van de meest gebruikte, omdat het mogelijk maakt Definieer decimalen en scheidingstekens.Hiermee kunt u scheidingstekens voor duizendtallen inschakelen, het aantal zichtbare decimalen verhogen of verlagen (standaard is dit meestal 2) en kiezen hoe negatieve getallen worden weergegeven (met teken, in rood, tussen haakjes, enz.). Dit vereenvoudigt de interpretatie van lange lijsten met gegevens aanzienlijk.

Het "Valuta"-formaat voegt hieraan de mogelijkheid toe om een ​​keuze te maken. valutasymbool Dit geldt voor alle valuta: euro's, dollars, ponden en nog veel meer. Open gewoon de lijst 'Symbool' en selecteer de gewenste valuta. Net als bij getallen kunt u het aantal decimalen en de stijl van het minteken aanpassen.

Het "Boekhoud"-formaat werkt ook met valuta, maar stemt de valutasymbolen en bedragen Op een bijzondere manier worden de symbolen in één kolom geplaatst en de getallen gecentreerd in de cel. Het is een meer "boekhoudkundige" dan esthetisch aantrekkelijke opmaak, niet altijd praktisch, maar het bestaat voor diegenen die de klassieke balans- of grootboekpresentatie nodig hebben.

Als u 'Tekst' als celopmaak kiest, dwingt u Excel om Behandel de inhoud letterlijk.Precies zoals je het typt. Dit is erg handig als je wilt voorkomen dat zaken zoals datums, numerieke codes met voorloopnullen, verwijzingen of specifieke tekenreeksen worden geïnterpreteerd. Het nadeel is dat, hoewel het in tekstformaat is, de inhoud niet direct in rekenkundige bewerkingen kan worden gebruikt.

Datum- en tijdnotaties

De manier waarop Excel met datums omgaat, heeft een trucje: intern is elke datum eigenlijk een aantal dagen sinds 1-1-1900Als je een datum in een numerieke opmaak weergeeft, zie je die teller. Daarom is het zo belangrijk om een ​​datum correct te formatteren, zodat je ziet wat je wilt (dag, maand, jaar) en niet een of ander vreemd uitziend getal.

In de categorie "Datum" kunt u verschillende manieren kiezen om datum weergeven: alleen met cijfers, met de maand in verkorte of volledige tekst, met een kort (twee cijfers) of lang (vier cijfers) jaartal, of diverse combinaties. Bovendien zijn veel formaten afhankelijk van de regionale instellingen van uw systeem: taal, dag/maand/jaar-formaat, enz.

Voorlopig biedt de sectie "Tijd" een scala aan formaten met verschillende detailniveausJe kunt alleen uren en minuten weergeven, seconden erbij betrekken, de 24-uursnotatie gebruiken of de gebruikelijke 12-uursnotatie met AM/PM. Je vindt hier ook notaties met een asterisk, die zich automatisch aanpassen als je regionale instellingen in Windows wijzigen.

Bij aangepaste datumformaten zijn de belangrijkste letters d, m en a. d, dd, ddd of dddd Je kunt zelf bepalen of de dag wordt weergegeven met één of twee cijfers, of als een afkorting of de volledige naam van de dag van de week. m, mm, mmm, mmmm Je bepaalt zelf of de maand als een getal, afkorting of volledige naam wordt weergegeven, en met aa of aaaa Jij bepaalt of het jaar kort of lang lijkt.

Voor tijden gebruik je 'h' voor uren, 'm' voor minuten en 's' voor seconden, met één of twee letters afhankelijk van of je één of twee cijfers wilt. Bijvoorbeeld: hh: mm: ss Het zal 01:05:09 weergeven, terwijl h:m:s bijvoorbeeld 1:5:9 kan zijn. Daarnaast kunt u AM/PM toevoegen om met de 12-uursnotatie te werken en het dubbele punt (:) als scheidingsteken gebruiken.

Percentage, breuk, wetenschappelijke notatie en speciale notaties

Het "Percentage"-formaat is essentieel bij het werken met verhoudingen of ratio'sWanneer deze functie wordt toegepast, interpreteert Excel de waarde 0,15 als 15%, 1 als 100%, enzovoort. Je kunt het aantal decimalen instellen dat moet worden weergegeven. Deze functie wordt veel gebruikt in financiële rapporten, data-analyses en Excel-examens.

De "Breuk"-indeling zet een getal om in een fractionele representatie Afhankelijk van het type dat je selecteert: eenvoudige breuken, achtsten, zestienden, enz. Het is vooral handig in wiskundige, statistische of technische contexten waar het logischer is om breuken weer te geven in plaats van lange decimalen.

De optie "Wetenschappelijk" geeft waarden weer in exponentiële notatie van het type 1,23E + 06Dat wil zeggen 1,23 × 10 tot de macht 6. Het is een zeer praktische notatie bij het werken met zeer grote of zeer kleine getallen, zoals wetenschappelijke gegevens, metingen, technische berekeningen of geavanceerde statistieken.

Binnen "Speciaal" vindt u formaten die zijn voorbereid voor bepaalde doeleinden. algemene codesZoals telefoonnummers, postcodes of burgerservicenummers (afhankelijk van de taal/regio). De functie ervan is om deze gegevens correct weer te geven, met respect voor voorloopnullen of specifieke structuren, zonder dat u handmatig een opmaak hoeft te creëren.

Naast deze categorieën bevat Excel ook de sectie 'Aangepast', waar u uw eigen maskers kunt maken door symbolen en tekst te combineren. Deze sectie komt het vaakst voor in examens. IT voor toelatingsexamensomdat het de mogelijkheid biedt om vrijwel elke vorm van presentatie te ontwerpen die de rechtbanken zich maar kunnen voorstellen.

Wat zijn aangepaste opmaakopties in Excel?

Een aangepast formaat is een regel die voorschrijft hoe iets eruit moet zien. toon de inhoud Vanuit een cel, zonder ooit de interne waarde te wijzigen die Excel voor berekeningen gebruikt. Op deze manier kunt u eenheden (kg, eenheden, €), verklarende tekst of kleuren toevoegen, maar de formules blijven alleen met de getallen werken.

Stel je een tabel voor met hoeveelheden, eenheidsprijs, eenheidsgewicht, totaalgewicht, totaalbedrag en gemiddelde prijs. Als je "10 kg" rechtstreeks in een cel in een kolom typt, is die waarde niet langer numeriek en zullen formules die proberen ermee te vermenigvuldigen onjuiste resultaten opleveren. foutAls je echter alleen 10 typt en een aangepaste opmaak toepast die "10 kg" weergeeft, kan Excel dat bedrag nog steeds zonder problemen vermenigvuldigen.

Aangepaste opmaakopties worden gedefinieerd in de categorie 'Aangepast' in het dialoogvenster voor celopmaak. U ziet dan een lijst met verschillende opties. vooraf gedefinieerde formaten Je kunt het zo gebruiken, aanpassen of als basis gebruiken om je eigen sjabloon te maken. In het vak 'Type' typ je de opmaakcode en in 'Voorbeeld' zie je een voorbeeld van hoe de opmaak is toegepast op de huidige inhoud van de cel.

De structuur van een aangepast formaat is onderverdeeld in maximaal vier secties gescheiden door puntkomma's (;):
Opmaak voor positieve getallen; Opmaak voor negatieve getallen; Opmaak voor nullen; Opmaak voor tekst.

Het is niet verplicht om alle vier de onderdelen te definiëren. Als u bijvoorbeeld alleen negatieve getallen wilt formatteren, kunt u zoiets gebruiken als: ;-0.000;;Je laat de velden voor positieve waarden, nulwaarden en tekst leeg en definieert alleen hoe negatieve waarden worden weergegeven (drie decimalen met een minteken). Excel gebruikt dan de standaardindeling of geeft lege velden weer in de niet-gedefinieerde velden.

Sleutelsymbolen en jokertekens in aangepaste formaten

Om aangepaste formaten optimaal te laten werken, moet je ze kennen. alfabet van symbolenElk personage heeft een specifiek gedrag, en door ze te combineren bereik je precies de presentatie die nodig is in oefeningen, verslagen of examens.

De fundamentele symbolen voor getallen zijn er drie: 0, # en ?De nul (0) zorgt ervoor dat een cijfer wordt weergegeven, zelfs als het een nul is die geen waarde toevoegt. Aan de linker- of rechterkant worden indien nodig nullen toegevoegd. Het symbool # geeft een "significant cijfer" aan: als het getal geen andere cijfers heeft, worden er geen nullen toegevoegd. Het vraagteken (?) reserveert ruimte voor niet-significante cijfers, maar laat deze leeg, wat helpt bij het uitlijnen van getallen op basis van het decimale scheidingsteken.

Bijvoorbeeld een formaat 0 Hierdoor wordt een waarde zoals 16,817 weergegeven als 17, ook al blijft het intern 16,817. Een opmaak # Het toont alleen de significante cijfers zonder extra nullen toe te voegen. Bij combinaties zoals 0,0; 0,00; #,##0 of #,##0,00 kunt u zelf bepalen hoeveel decimalen u wilt weergeven en of u het duizendtalscheidingsteken wilt toevoegen.

De punt (.) en de komma (,) gedragen zich verschillend, afhankelijk van de situatie. regionale configuratieZe worden echter over het algemeen gebruikt als decimaal scheidingsteken en duizendtal scheidingsteken binnen de opmaak. Typisch voorbeeld: #.##0,00 Om een ​​getal met duizendtallen en twee decimalen weer te geven, zodat 1234 eruit zou zien als 1.234,00.

Het procentteken % voegt de % teken en pas de waarde dienovereenkomstig aan. De letters E of e gevolgd door + of – (E+, E-, e+, e-) activeren de wetenschappelijke notatie. Andere symbolen zoals +, -, /, haakjes, het dollarteken $, het euroteken €, of elk willekeurig teken kunnen worden weergegeven door het teken in te voeren zoals het is, of door het tussen aanhalingstekens te plaatsen als het tekst betreft.

Als u een teken moet herhalen om de volledige breedte van de cel te vullen, gebruikt u het sterretje (*). Bijvoorbeeld in een opmaak 0,00 * Het veld wordt gevuld met het laatst opgegeven teken totdat de beschikbare ruimte is gevuld; als u het als volgt schrijft: * .0,00Hierdoor wordt het teken vóór het getal herhaald. Dit is handig voor het creëren van visuele effecten, stippellijnen of automatische 'opvullingen'.

Gebruik van tekst, kleuren en inhoudsmasker

Om getallen met vaste tekst binnen de opmaak te combineren, worden de volgende methoden gebruikt: dubbele aanhalingstekensAlles tussen aanhalingstekens wordt letterlijk weergegeven, terwijl de rest van de code wordt geïnterpreteerd als onderdeel van de opmaak. Bijvoorbeeld: een opmaak 0,00″ kg» Hierdoor wordt een waarde van 12,5 weergegeven als 12,50 kg zonder dat u "kg" in de cel hoeft te typen.

Het apenstaartje (@) wordt gebruikt om de tekstuele inhoud van de cel in aangepaste opmaak. Als u een opmaak definieert voor het vierde gedeelte (het tekstgedeelte) van de stijl "Aandacht: "@Als de cel tekst bevat, wordt "Let op:" gevolgd door de oorspronkelijke waarde weergegeven. Dit wordt vaak gebruikt om bepaalde velden automatisch te labelen zonder informatie te dupliceren.

Een ander krachtig kenmerk is de mogelijkheid om toe te passen kleuren afkomstig van het formaat zelfDit doe je door de kleurnaam tussen vierkante haken aan het begin van de sectie te schrijven: , , , , , , , . Je kunt ook gebruiken, waarbij n een getal tussen 0 en 56 is dat verwijst naar het interne kleurenpalet van Excel.

Een typisch voorbeeld zou zoiets zijn als: 0,00;-0,00;»-«;»Let op: «@In dat formaat zouden positieve getallen in blauw met twee decimalen worden weergegeven, negatieve getallen in rood met een minteken, nullen als een eenvoudig streepje en tekst in groen voorafgegaan door het woord 'Let op:'.

Daarnaast bieden aangepaste formaten de mogelijkheid om... maskerwaardenDat wil zeggen, ze verbergen zonder ze te verwijderen. Als u een van de secties leeg laat (bijvoorbeeld door puntkomma's te gebruiken voor positieve en negatieve getallen, nullen en tekst), behoudt Excel de waarde, maar geeft deze niet weer. Dit kan worden gecombineerd met kleuren of speciale tekens om duidelijkere rapporten te maken.

Typische voorbeelden van aangepaste formaten

Een van de meest voorkomende sjablonen is het formaat #.##0,00Deze notatie geeft getallen weer met een duizendtalscheidingsteken en twee decimalen. De waarde 1234 wordt weergegeven als 1.234,00; 12,3 als 12,30; en een 0 als 0,00. Dit is de klassieke stijl voor bedragen of hoeveelheden in professionele documenten.

Als je het euroteken wilt toevoegen en negatieve waarden rood wilt markeren, kun je zoiets gebruiken als: #.##0 €;-#.##0 €In dit geval geeft het eerste deel positieve bedragen weer met het €-symbool, en het tweede deel doet hetzelfde, maar dan in rood en met een minteken. Het is een snelle manier om verliezen of uitgaven in één oogopslag te zien.

Het vraagteken (?) wordt ook gebruikt als jokerteken voor spaties. Een formaat # ?? Hierdoor wordt bijvoorbeeld het getal 1234 weergegeven als "12 34", waarbij spaties in het decimale deel worden gereserveerd, zelfs als het geen significante waarden zijn. Door het aantal vraagtekens aan te passen, kunt u bepalen hoeveel spaties er overblijven en hoe de cijfers in kolommen worden uitgelijnd.

Bij competitieve examens is het gebruikelijk dat er formats met een zeer specifiek patroon worden gevraagd, zoals bijvoorbeeld: «INVENTARIS «#.###0,00% of iets dergelijks. Typ in deze oefeningen de tekens die in de instructies worden aangegeven in het vak "Type" van de aangepaste opmaak, waarbij u getallen, symbolen en aanhalingstekens combineert zoals in de vraag wordt getoond.

Een andere veelvoorkomende situatie bij examens betreft specifieke datums. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat je 75 dagen van een datum moet aftrekken en het resultaat in de juiste notatie moet weergeven. Jaar.Maand.Dag waarbij het jaar vier cijfers heeft, de maand twee en de dag één of twee. Het juiste aangepaste formaat zou er bijvoorbeeld zo uitzien: aaaa.mm.dzodat dag 4 wordt weergegeven als "4" en niet als "04".

Praktische toepassing van Excel bij competitieve examens

Bij de examens voor administratief medewerker of administratief assistent, aangepaste formaten Ze vormen een veelvoorkomende bron van vragen. Vaak worden er oefeningen gegeven waarbij de standaardindeling van Excel niet precies overeenkomt met wat er gevraagd wordt, waardoor je een aangepaste sjabloon moet gebruiken.

Een klassiek voorbeeld: je krijgt een datum in een cel, je wordt gevraagd om een ​​aantal dagen af ​​te trekken en het resultaat weer te geven in een specifiek formaat (bijvoorbeeld jaar met vier cijfers, maand met twee en dag met één of twee). De formule voor het aftrekken van dagen wordt direct uitgevoerd (bijvoorbeeld =D2-75), en de rest is het definiëren van het aangepaste datumformaat, het combineren van de datums en de bijbehorende waarden. een, mijn met punten of streepjes zoals aangegeven.

Een ander type test omvat het formatteren van twee kolommen met getallen volgens exacte specificaties. Een kolom zou bijvoorbeeld als volgt kunnen worden weergegeven: #.###0,00% En een andere met een ander patroon, vaak met vaste symbolen ertussen. Het belangrijkste is om de code in het vak "Type" foutloos in te voeren, met respect voor komma's, punten, spaties, procenttekens, enzovoort.

Als je de symbolen (0, #, ?, «, «;”, kleuren tussen haakjes, enz.) begrijpt en snapt dat de onderliggende waarde niet verandert, dan zijn deze vragen te beantwoorden. redelijk betaalbaarDe grootste moeilijkheid zit hem meestal in het nauwkeurig onthouden van de syntaxis en het voorkomen van verwarring tijdens het typen van de vereiste opmaak.

Werken met aangepaste opmaak helpt je niet alleen bij het halen van examens, maar geeft je werkbladen ook een zeer professionele uitstraling, met uitgelijnde kolommen, overzichtelijk gepresenteerde eenheden en gegevens die in één oogopslag te interpreteren zijn.

Door de celopmaak in Excel te beheersen, zowel de standaardopmaak als de aangepaste opmaak, kunt u nauwkeurig bepalen hoe getallen, datums, tekst en speciale codes worden weergegeven, zonder dat dit ten koste gaat van de berekeningen. Met wat oefening zult u sneltoetsen zoals Ctrl + 1 En door symbolen (0, #, ?, aanhalingstekens, kleuren en secties gescheiden door puntkomma's) goed te gebruiken, veranderen je spreadsheets van simpele tabellen in duidelijke, precieze hulpmiddelen die klaar zijn voor elke technische beoordeling of veeleisend examen.