Microsoft Excel is spreadsheetsoftware waarmee gebruikers gegevens kunnen ordenen, opmaken en berekenen met formules met behulp van een systeem van cellen gedeeld door rijen en kolommen.
Begrijp het concept van een vervolgkeuzelijst in Excel
Voordat we ingaan op details over het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel, moeten we eerst goed begrijpen wat een vervolgkeuzelijst in Excel is. Een vervolgkeuzelijst, ook wel een selectievakje genoemd selectie- of vervolgkeuzemenu, is een Excel-functie waarmee gebruikers een waarde uit een vooraf gedefinieerde lijst kunnen selecteren.
Dit is handig in verschillende situaties. Als u gegevens bijvoorbeeld handmatig invoert en er zijn bepaalde waarden die veel voorkomen en vaak worden herhaald, kunt u voor die waarden een vervolgkeuzelijst maken om het gegevensinvoerproces te versnellen.
Gegevens voorbereiden voor de vervolgkeuzelijst
De eerste stap bij het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel is het voorbereiden van de gegevens die u in de lijst wilt weergeven. Deze lijst kan alles bevatten, van een lijst met namen, steden, nummers of iets anders dat u nodig heeft.
Hier volgen de stappen om de gegevens voor de vervolgkeuzelijst voor te bereiden:
- Open Excel en maak een nieuw spreadsheet of gebruik een bestaand spreadsheet.
- Typ in een lege kolom of rij de gegevens die u in de vervolgkeuzelijst wilt weergeven. Elke invoer moet in een aparte cel staan.
Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, kunt u deze selecteren en een naam geven via het naamvak in de linkerbovenhoek.
De vervolgkeuzelijst maken
Zodra u uw gegevens en je hebt ze een gegeven naam, kunnen we het proces starten voor het maken van de vervolgkeuzelijst:
- Selecteer de cel waarin u de vervolgkeuzelijst wilt hebben.
- Klik op het tabblad 'Gegevens' in de hoofdmenubalk.
- Klik in de groep 'Gegevenstools' op 'Gegevensvalidatie'.
U krijgt nu een venster 'Gegevensvalidatie' te zien waarin u de regels voor de geselecteerde cel kunt configureren.
Gegevensvalidatieregels configureren
De laatste stap bij het maken van de vervolgkeuzelijst in Excel is het configureren van de gegevensvalidatieregels:
- Klik in het venster 'Gegevensvalidatie' op het tabblad 'Instellingen'.
- Selecteer onder het kopje 'Toestaan' de optie 'Lijst' in de vervolgkeuzelijst.
- In het veld 'Herkomst' typt u de naam die u aan uw gegevens heeft gegeven en klikt u op 'OK'.
Op dit punt zou u een vervolgkeuzelijst in Excel die de ingevoerde gegevens weerspiegelt. U kunt dit testen door de cel te selecteren waarin u de vervolgkeuzelijst hebt geconfigureerd en op de pijl te klikken.
Uw vervolgkeuzelijst gebruiken en wijzigen
Als uw vervolgkeuzelijst al is aangemaakt, kunt u deze gebruiken door eenvoudigweg een cel in de lijst te selecteren en een item te kiezen. Om de lijst te wijzigen of de validatiegegevens te wijzigen, herhaalt u eenvoudigweg de voorgaande stappen.
Houd er rekening mee dat vervolgkeuzelijsten in Excel een tijdbesparend hulpmiddel zijn dat de efficiëntie en nauwkeurigheid van gegevensinvoer verbetert. Het is een essentiële vaardigheid die alle Excel-gebruikers zouden moeten kennen.
